Main image

Het managen van de informatiestroom

Gepubliceerd : maandag 18 maart 2019

Het managen van de informatiestroom

Ik wil in dit artikel graag een aantal tips delen voor het omgaan met informatie, verzoeken, taken en deadlines.

Het eerste artikel in deze reeks kun je hier lezen.

Plan het onverwachte

Het overkomt iedereen: ineens komt een collega binnen met een dringend verzoek of gebeurt er iets anders onverwachts. Je kunt deze zaken niet plannen, maar wél ruimte inplannen om deze zaken beter op te vangen. Ik plan iedere dag minimaal 3/4 uur niks in mijn agenda: als een coachee belt met een dringende vraag, dan kan ik dit uurtje gebruiken om even terug te bellen. Het spreekt voor zich dat niet alle onverwachte zaken binnen drie kwartier opgelost kunnen worden, maar het scheelt enorm om deze ruimte gereserveerd te hebben. En een hoop ‘kleine’ zaken kunnen overigens prima in 45 minuten worden afgehandeld. Handel onverwachte zaken - indien mogelijk - ook echt binnen dit geplande blok af. Ik merk persoonlijk dat deze manier van plannen mij ontzettend veel rust geeft: ik heb de ruimte om te reageren op een onverwacht verzoek van een coachee, zonder dat dit de rest van mijn planning te sterk beïnvloedt.

 

Het managen van de informatiestroom

Ik ben persoonlijk zeer gecharmeerd van David Allen. Ik gebruik zijn methode dan ook voor het managen van de ‘informatiestroom’.

 

Ik gebruik hiervoor de volgende 4 ‘bakjes’:

  1. Actie/to do
  2. Later/misschien
  3. Lezen
  4. Wachten op reactie

 

Het lastige van de moderne tijd is dat informatie ons op allerhande manieren bereikt: per post, per mail, via de telefoon en via WhatsApp. Ik gebruik dan ook digitale ‘bakjes’ in de vorm van vier verschillende lijsten/memo’s. Aanvullend heb ik in mijn mailaccount ook deze vier ‘bakjes’ gemaakt: zo kan ik een e-mail snel en eenvoudig terugvinden op het moment dat ik bijvoorbeeld met ‘lezen’ aan de slag ga. Het is natuurlijk geen feilloze methode; e-mails kunnen eenvoudig naar een digitaal ‘bakje’ worden verplaatst, maar dit geldt natuurlijk niet voor WhatsApp-berichten. Ik gebruik daarom mijn vier lijsten als houvast.

 

Reviewen: de belangrijkste stap

Het belangrijkste element van deze methode van David Allen - en de sleutel tot succes - is het ‘wekelijkse onderhoud’. Het is een onderscheidend element dat deze methode zo efficiënt maakt. Het opschrijven van allerhande zaken is zonder het wekelijks onderhoud niet meer dan een hulpmiddel om dingen te onthouden. Het wekelijks ‘reviewen’ van de taken die nog open staan, zorgt voor een ‘keuze-moment’. Specifiek is het nuttig om te kijken naar de taken onder ‘later/misschien’, vergelijkbaar met het kwadrant ‘niet urgent/niet belangrijk’ en ‘niet urgent/wel belangrijk’ uit de Eisenhower-matrix. Kies een vaste dag én een vast moment in de week om de review uit te voeren. Welke taken kunnen worden afgestreept? Welke items en ideeën uit ‘later/misschien’ kunnen verplaatst naar ‘actie/to do’?

 

2 minuten-regel

Ik maak tevens dankbaar gebruik van de zogenaamde ‘2 minuten-regel’. Als een taak binnen 2 minuten kan worden afgerond, pak ik deze taak direct op. Je voorkomt met het toepassen van deze regel onnodig volle to-do’s. Het registreren van een dusdanig kleine taak, kost eigenlijk meer (tijd) dan het oplevert.

 

Aan de slag!

Je kunt direct aan de slag met deze worksheet: deze kan zowel digitaal als uitgeprint worden gebruikt. Ik raad je van harte aan om het boek Getting Things Done van David Allen te bestellen als deze methode voor jou goed werkt. Het boek vertelt niet alleen meer over deze methode - die natuurlijk veel uitgebreider is dan hierboven beschreven - maar geeft ook een hoop andere praktische tips en inzichten.