Main image

Time management: belangrijk vs. urgent

Gepubliceerd : woensdag 06 juni 2018

Time management: belangrijk vs. urgent

Het is een misverstand dat time management gericht is op het vergroten van de productiviteit. Time management is gericht op het op een meer effectieve manier omgaan met de beschikbare tijd en energie. En dat betekent zeker niet simpelweg ‘meer doen’.

Time management: de essentie

Laat ik beginnen met een quote van de Amerikaanse president Eisenhower, die de essentie van time management goed verwoord:

“What’s urgent is seldom important, what’s important is seldom urgent.” - Eisenhower

Het onderscheid tussen de begrippen ‘urgent’ en ‘belangrijk’ vormt de kern van time management. Hoewel deze begrippen elkaars synoniemen lijken, is dat zeker niet het geval. Het begrip ‘urgent’ kenmerkt zich door een sterke tijdsdruk, die niets zegt over hoe belangrijk een bepaalde taak is. Het begrip ‘belangrijk’ geeft indirect aan welke taken waardevol zijn.

Laat ik dit even toelichten met een concreet voorbeeld uit de praktijk:

Je bent bezig met de voorbereidingen voor een belangrijk examen en wordt geconfronteerd met een lekkage in huis. Het examen is in deze situatie onverminderd belangrijk, maar de lekkage is urgent.

Productiviteitsmythes en de gevaren van inefficiënt time management

Het bovenstaande voorbeeld geeft ook direct aan hoe belangrijke zaken in het leven soms verdrongen worden door urgente zaken. Het spreekt voor zich dat urgente zaken niet kunnen wachten, maar we halen voldoening uit (het werken aan) dingen die belangrijk zijn. Het is dus logisch dat een onbalans tussen ‘urgente’ en ‘belangrijke’ zaken een aantal risico’s met zich meebrengt, zoals een burn-out. Het misverstand dat time management simpelweg het verhogen van de ‘kwantitatieve productie’ is, maakt dat mensen soms in een vicieuze cirkel belanden. Het constant verhogen van de ‘kwantitatieve productie’ maakt dat nóg minder ruimte ontstaat voor de belangrijke zaken, die energie en voldoening geven.

Belangrijk vs. urgent met het Eisenhower-kwadrant

Het bovenstaande model (het zogenaamde Eisenhower-kwadrant) is niet alleen praktisch, maar geeft ook meer inzicht. Het model bestaat uit vier kwadranten:

Belangrijk + urgent

Zaken in dit kwadrant zijn belangrijk én urgent; dit zijn zaken die direct aandacht verdienen, zoals bijvoorbeeld het halen van een deadline.

Aanpak: doen!

Het heeft geen zin om deze zaken uit te stellen, dus direct oppakken.

Belangrijk + niet urgent

Het kenmerkende aspect van dit kwadrant is dat de activiteiten wél belangrijk zijn, maar niet urgent. Ook belangrijke activiteiten, zoals ontspanning, investeren in een opleiding, tijd doorbrengen met partner en familie, horen thuis in dit kwadrant. Het wordt ook wel eens aangeduid als het ‘quality time-kwadrant’. En omdat dit vaak de activiteiten zijn die als eerste ‘wegbezuinigd’ worden, misschien wel het meest belangrijke kwadrant om in te investeren.

Aanpak: inplannen!

Het inplannen van deze taken en activiteiten zorgt voor een bepaalde urgentie. En laten we ook niet vergeten dat het constant ‘wegbezuinigen’ van zaken in deze categorie een zeer onprettige urgentie kan creëren.

Niet belangrijk + urgent

Het vervelende van zaken binnen dit kwadrant is dat ze niet belangrijk zijn, maar wél urgent. Ik reken verschillende indringende ‘stoorzenders’ overigens ook tot dit kwadrant; belangrijk zijn deze ‘stoorzenders’ niet, maar ze presenteren zich op een indringende en ‘urgente’ manier. Laat ik hier een aantal voorbeelden noemen: telefoongesprekken, berichten op social media en e-mails die niet urgent noch belangrijk zijn, maar door de notificaties wél de aandacht opeisen.

Aanpak: delegeren, automatiseren en optimaliseren!

Het standaard-advies voor dit kwadrant is ‘delegeren’. Persoonlijk geef ik de voorkeur aan het meer praktische ‘delegeren, automatiseren en optimaliseren’. Het is goed om in dit kwadrant bepaalde processen eens kritisch onder de loep te nemen. Het ‘optimaliseren en automatiseren’ zorgt voor meer ruimte voor de belangrijke zaken. Gebruik bijvoorbeeld standaard-brieven en e-mails voor zaken die regelmatig de revue passeren, maak slim gebruik van handige tools om zakelijke social media-updates in te plannen en schakel onnodige notificaties uit.

Niet belangrijk + niet urgent

Het model is een simpel en eenvoudig hulpmiddel om taken die niet belangrijk én niet urgent zijn in kaart te brengen.

Aanpak: doen/doorstrepen!

Als we de methode strikt volgen, moeten de zaken in dit kwadrant simpelweg doorgestreept (delete) worden. Ik merk in de praktijk dat onterecht een hoop ontspannende (en dus belangrijke) activiteiten in deze categorie worden ingedeeld. Het lezen van een boek of het spelen van een game wordt misschien niet direct als belangrijk en/of urgent gezien, maar ontspanning hoort absoluut in de categorie ‘belangrijk’. Alle taken die na een kritische blik nog steeds in dit kwadrant staan, kunnen natuurlijk zonder problemen worden doorgestreept. Het is goed om de to do-list eens te toetsen aan dit model; dat levert vaak een flinke winst op door het doorstrepen van overbodige taken en stellen van prioriteiten.

Praktisch aan de slag met het model

Ik ben zelf een groot voorstander van een praktische en pragmatische aanpak. Het model heb ik daarom omgezet in een praktisch hulpmiddel om direct zelf aan de slag te gaan met time management en meer grip te krijgen op de belangrijke en urgente zaken in het leven. Je kunt eerst meer lezen over mijn ‘belangrijk vs. urgent’-methode of direct aan de slag met het model.